Procedure e verbali dell'organo di controllo degli Ets

Inquadramento normativo

Il Consiglio nazionale dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili (Cndcec) ha pubblicato a fine giugno 2021 il documento «Verbali e procedure dell’organo di controllo degli enti del Terzo settore».
Il documento include un primo set di documenti operativi sviluppati dal Consiglio nazionale al fine di mettere gli iscritti all’albo nelle condizioni di espletare i propri incarichi professionali di controllo negli enti del Terzo settore. Si deve, infatti, ricordare che l’art. 30, co. 5, oltre a indicare che si applicano ai componenti dell'organo di controllo le previsioni in materia di ineleggibilità e decadenza di cui all'articolo 2399 del Codice civile, prevede che «[i] componenti dell'organo di controllo devono essere scelti tra le categorie di soggetti di cui all'articolo 2397, comma secondo, del Codice civile. Nel caso di organo di controllo collegiale, i predetti requisiti devono essere posseduti da almeno uno dei componenti».

Ai nostri fini, si deve ancora ricordare che l’art. 30, co. 1 del CTS dispone che l’organo di controllo divenga obbligatorio al superamento per due esercizi consecutivi di due dei tre parametri dimensionali dell’ente indicati dallo stesso art. 30 e che per le fondazioni che si iscriveranno nel Runts viene disposto (seppur con previsione già in linea con molte prassi locali) che l’organo di controllo sia sempre obbligatorio.

Gli Ets di diritto nel periodo transitorio che precede l’operatività del Runts (Odv e Aps) avrebbero dovuto nominare l’organo di controllo al ricorrere delle condizioni - ossia al superamento per due esercizi consecutivi dei parametri di cui all’art. 30 del CTS - già con l’approvazione del bilancio d’esercizio 2019 (del secondo esercizio successivo a quello in corso al 3 agosto 2017 nel caso di esercizio non solare). Tuttavia, laddove ciò non fosse avvenuto, era stato ritenuto plausibile dal Cndcec provvedere a tale nomina con la prima assemblea utile successiva alla nota ministeriale del 2 novembre 2020, n. 11560, che aveva confermato la vigenza dell’obbligo anche nel periodo transitorio (documento Cndcec del dicembre 2020). E che, in tale caso, la prima assemblea utile potesse coincidere con la successiva assemblea di approvazione del bilancio dell’esercizio 2020. Per questo motivo, molti organi di controllo proprio nel periodo in cui questo contributo è stato pubblicato dal Cndcec si trovano ad insediarsi e a pianificare la propria attività.

Elementi generali

Esistono alcuni elementi di carattere generale che devono essere considerati nella lettura dei verbali.
I verbali, anzitutto, considerano la possibilità di adunanza anche a distanza per tramite di collegamenti audio e video che consentano di partecipare attivamente alle riunioni e di essere identificati. Ciò è ritenuto possibile con esplicita previsione statutaria, salvo il fatto che nel periodo emergenziale le riunioni a distanza sono sempre possibili (a prescindere dalla previsione statutaria) in virtù del disposto di cui all’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18. 

I modelli sono un completamento applicativo delle Norme di comportamento dell’organo di controllo degli enti del Terzo settore, pubblicate dal medesimo Consiglio nazionale nel dicembre 2020. Il loro contenuto è, quindi, sviluppato sulle base delle disposizioni tecniche contenute nelle Norme stesse. 
I fac-simile prodotti si compongono di numerose check-list e indicazioni pratiche da tenere in considerazione nello svolgimento dell’attività sia per espletare il proprio incarico in maniera adeguata, sia per avere un vademecum nell’attività stessa. I verbali, essendo “modelli” dovranno, in ogni caso, essere adattati alle situazioni esistenti ed alle circostanze emergenti nelle specifiche organizzazioni.

Sembra utile ricordare anche come le Norme di comportamento erano articolate partendo dalle Norme di comportamento del collegio sindacale delle società non quotate, opportunamente riviste e adattate alla normativa, alle problematiche e alla consapevolezza della diversa finalità svolta, anche i verbali sono predisposti partendo, laddove possibile, dai pertinenti verbali del collegio sindacale. Si rileva, al riguardo, che l’attività di monitoraggio del perseguimento delle finalità “sociali” e del rispetto della normativa di settore ricopre in tutti i fac-simile un particolare ruolo.

Importante, ancora, osservare che i verbali dovranno essere letti in funzione delle complessità e delle dimensioni economiche dell’organizzazione. Per tale motivo, potranno rendersi necessarie integrazioni, oppure, al contrario, alcune sezioni o indicazioni potranno, per gli enti di minori dimensioni, rendersi superflue.

I verbali

I verbali si focalizzano, come detto, sulla fase di nomina degli organi di controllo e sul “percorso” di conseguente insediamento e pianificazione dell’attività. Più nel dettaglio, i verbali concernono:

• verbale dell’adunanza di assemblea (o dell’organo deputato nelle fondazioni) per la nomina dell’organo di controllo (libro degli associati o aderenti);
• V.1 Verbale di insediamento dell’organo di controllo (libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo;
• V.2. Verbale di pianificazione dell’attività di vigilanza dell’organo di controllo (libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo).

Il primo verbale, in realtà, non attiene all’attività dell’organo di controllo bensì al verbale di nomina da parte dell’assemblea degli associati o dell’organo deputato nelle fondazioni per la nomina dell’organo di controllo. Questo considera le diverse casistiche ed opzioni esistenti. Chiaro che, poi, il verbale dovrà essere adattato, come già accennato in termini generali, alla circostanza esistente. Il contenuto dovrà, in aggiunta, tenere in considerazione anche le eventuali prescrizioni statutarie. 
Si osserva che è inserita anche la previsione dell’indicazione del compenso spettante per l’organo di controllo “qualificato”, così come viene riportata la presa d’atto della dichiarazione di insussistenza di cause di ineleggibilità, decadenza o incompatibilità.

Il Verbale 1 dell’organo di controllo è dedicato all’insediamento dell’organo di controllo, alle dichiarazioni di insussistenza di motivi di incompatibilità e ineleggibilità e di accettazione, nonché all’analisi di indipendenza.
Questo contiene l’elencazione delle informazioni essenziali (elementi informativi) inerenti alla struttura e all’organizzazione dell’Ets, così come anche dell’esistenza dei libri sociali e dell’altra documentazione che mettono l’organo di controllo in condizione di acquisire informazioni utili sul contesto ambientale in cui l’ente opera.
Il verbale si completa con le già menzionate dichiarazioni di insussistenza di ragioni di incompatibilità o ineleggibilità, di accettazione della nomina di componente dell’organo di controllo nonché con le risultanze della valutazione dell’indipendenza.

Il Verbale 2 dell’organo di controllo è strettamente correlato con quanto desunto dalle informazioni di cui al precedente verbale e riflette l’approccio del rischio su cui l’attività di vigilanza è articolata.
Il modello si focalizza sulla pianificazione dell’attività di controllo ed è fondamentale, secondo un approccio del rischio, a identificare le principali aree su cui l’organo di controllo deve prestare attenzione nell’esecuzione dei controlli e nell’organizzazione del proprio lavoro.

La verbalizzazione prende, infine, in esame sia gli elementi “formali” concernenti la modalità di organizzazione e funzionamento dell’organo di controllo, sia gli elementi di valutazione delle diverse aree di rischio presenti nell’espletamento dei propri compiti, che contribuiranno a determinare le aree di maggior interesse (anche perché di maggior rischio) e la tempistica delle riunioni.

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